Zomeractie van Vlieg 2015 - Lede

Teaser: 

Lede doet al jaren mee met de Zomeractie van Vlieg. Maar in 2015 had de actie opvallend meer slagkracht én een groter bereik. Dat kwam niet zomaar uit de lucht gevallen. Wat was er dan anders dit jaar waardoor de actie zoveel meer succes had? Je leest het hier.

Initiatiefnemer: 

Gereedschap: 

Trefwoorden: 

Context: 

Vlieg is in de bib uitgegroeid tot een vaste waarde bij onze leners in de zomervakantie. Oorspronkelijk was Vlieg uitsluitend een initiatief van de bib. Stilaan raakte onze activiteiten ook bekend bij de niet-bibliotheekbezoekers, maar in beperkte mate. Om ons project meer bekendheid te geven zochten we partners buiten de bib. Dit bleek een succesformule.

Doelstelling: 

Ons doel was de deelgemeenten te laten proeven van cultuur op een speelse en sportieve manier. Daarnaast wilden we de bekendheid van de academie, bibliotheek en de jeugddienst promoten.

Doelgroep: 

We richten ons op een heel breed publiek: jonge gezinnen met kleine kinderen, grootouders die een uitje willen met de kleinkinderen. Maar ook grote kinderen van 12 tot 102 kunnen de fietstocht doen.

UiT Partners: 

In samenwerking met: 

Dit project is een samenwerking tussen de Bibliotheek Lede en de Academie voor Muziek en Woord (afd Beeldende Kunst) Aalst, de Jeugddienst, Technische Dienst, Gezinsbond Lede en Kringloopwinkel.

Budget: 

Een overzicht van het budget en de kosten vind je als bijlage terug.

Tijdsinvestering: 

Dit valt moeilijk in te schatten omdat het een project is over verschillende diensten heen. De allereerste contacten met de partners vonden al plaats in september 2014. Het is een project waar je over verschillende maanden heen tussendoor aan werkt.

Aanpak: 

We hadden een stuurgroep en een werkgroep. De stuurgroep bestond uit het hoofd van de Academie, de bibliothecaris en het hoofd van de Jeugddienst. De stuurgroep beheerde het budget, hield algemeen toezicht op het project en verzorgde contacten met het College van Burgemeester en Schepenen. De werkgroep bestond uit drie bibliotheekmedewerkers, één medewerker van de jeugddienst en de directeur van de Academie. De werkgroep stond in voor de praktische uitwerking, de contacten met externe medewerkers en volgde afspraken met de Technische Dienst. Taken werden verdeeld onder de leden van de werkgroep.

Om het overzicht op alle taken te behouden maakten we een Trello aan waar iedereen aan kon. Voor de promotie werd een aparte Trello aangemaakt. De werkgroep kwam vijfmaal bij elkaar voor overleg. De Gezisnbond woonde twee vergaderingen bij. Met de Technische Dienst vond eenmaal een vergadering plaats.

De bibliotheek was de algemene coördinator van het project. Ze volgde de vorderingen op en stuurde bij waar nodig.

 

Resultaten: 

Dit jaar zijn we erin geslaagd om Vlieg echt op de kaart te zetten in Lede.

Noodzakelijke randvoorwaarden: 

Enthousiasme en doorzettingsvermogen zijn een goed begin. Daarnaast oog voor detail, probleemoplossend werken en een goed uitgedachte promotiecampagne. Een goede kop koffie doet ook wel wonderen.

Datum lancering: 

05/07/2015

Nazorg/opvolging: 

Dit project vraagt zeker opvolging. Bijhouden van gegevens van deelnemers voor de prijsuitreiking, controleren van het parcours vanwege mogelijk vandalisme en herstellingen, aanvullen drukwerk, levend houden van project via een promotiecampagne op sociale media, het hoort er allemaal bij.

Evaluatie: 

We willen dit project zeker verder zetten in de huidige formule. Het betrekken van externe partners is zeker een meerwaarde en zelfs een must. Het zorgt voor een grotere slagkracht en een groter bereik. Goede communicatie is wel nodig als je met zoveel partners samenwerkt. Alleen als iedereen op dezelfde golflengte zit, verloopt het werk vlot. Een goede voorbereiding is zeker noodzakelijk voor dit project en daar kruipt het meeste tijd en energie in.

Meting: 

We konden het bereik van onze actie meten omdat deelnemers een ingevuld Vliegboekje moesten binnenbrengen om deel te nemen aan de wedstrijd. Daarin vroegen we met hoeveel kinderen en volwassenen ze de fietstocht hebben afgelegd, hun leeftijd en hun contactgegevens. Ze konden ook hun mening en suggesties geven in het boekje.

Aanvullende tools: 

Gerelateerde achtergrond: 

Meer informatie over dit project:: 

Voor administratieve info en budgetten kan je terecht bij de bibliothecaris Raf Ermens. Voor meer info over de praktische uitwerking staat Hilde Melckenbeeck je graag te woord.